進出口業(yè)務(wù)流程
一.客戶詢盤：
一般來說,客戶在下正式的PurchaseOrder之前，都會有相關(guān)的OrderInquiry給業(yè)務(wù)部，做一些細節(jié)上的了解。
二.報價：
對于出口產(chǎn)品的報價主要包括：產(chǎn)品的質(zhì)量等級、產(chǎn)品的規(guī)格型號、產(chǎn)品是否有特殊包裝要求、所購產(chǎn)品數(shù)量的多少、交貨期的要求、產(chǎn)品的運輸方式、產(chǎn)品的材質(zhì)等內(nèi)容。
比較常用的報價方式有： FOB“船上交貨”、CFR“成本加運費”、CIF“成本、保險費加運費”等形式。
業(yè)務(wù)部應(yīng)及時回復(fù)客戶查詢，確定貨物品名，型號，生產(chǎn)廠家，數(shù)量，交貨期，付款方式，包裝規(guī)格及柜型等，并發(fā)出ProformaInvoice給客戶做正式報價。
三.訂單/簽約訂貨：
貿(mào)易雙方就報價達成意向后，買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關(guān)事項與賣方企業(yè)進行協(xié)商洽談，雙方協(xié)商認可后，需要簽訂《購貨合同》。
在簽訂《購貨合同》過程中，主要對商品名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、包裝、產(chǎn)地、裝運期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi)容進行商談，并將商談后達成的協(xié)議寫入《購貨合同》。這標志著出口業(yè)務(wù)的正式開始。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。
四.下生產(chǎn)訂單：
得到客戶的訂單確認(PurchaseOrder)后，給工廠下訂單，安排生產(chǎn)計劃。
五.業(yè)務(wù)審批：
業(yè)務(wù)部收到訂單后，首先做出業(yè)務(wù)審核表。按“出口合同審核表”的項目如實填寫，盡可能將各種預(yù)計費用都列明。合同審批需附上客人訂單傳真件，與工廠的收購合同。
審核表要由業(yè)務(wù)員簽名，部門經(jīng)理審批，再交管理部人員審核后才能執(zhí)行。如金額較大的，或有預(yù)付款和傭金等條款的，要經(jīng)公司總經(jīng)理審批。合同審批之后，將PO制成銷售訂單，交給部門進程員跟進。
六.落實付款方式（信用證）
比較常用的國際付款方式有三種，即匯付付款方式、托收付款方式和信用證付款方式。
1.如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經(jīng)到賬。TT付款方式是以外匯現(xiàn)金方式結(jié)算，由客戶將款項匯至公司指定的外匯銀行賬號內(nèi)，可以要求貨到后一定期限內(nèi)匯款。
2.如果是放帳的客戶，或通過銀行D/P，D/A等方式收匯等，需經(jīng)理確認。
3.如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經(jīng)收到，收到L/C后業(yè)務(wù)員和單證員應(yīng)分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其他可能的問題，如有問題應(yīng)立即請客戶改證。
這里著重介紹信用證付款方式,落實信用證通常包括催證、審證、改證三項內(nèi)容：
1、催開信用證，如果在出口合同中買賣雙方約定采用信用證方式，買方應(yīng)嚴格按照合同的規(guī)定按時開立信用證，這是賣方履約的前提。但在實際業(yè)務(wù)中，有時國外進口商在市場發(fā)生變化或資金發(fā)生短缺的情況時，往往會拖延開證。對此為保證按時履行合同，我方有必要在適當?shù)臅r候，提醒對方按合同規(guī)定開立信用證，催促對方迅速辦理開證手續(xù)。特別是大宗商品交易或買方要求而特制的商品交易，更應(yīng)結(jié)合備貨情況及時進行催證。必要時，也可請我駐外機構(gòu)或中國銀行協(xié)助代為催證。
2、審核信用證，要著重審核信用證中的裝運條款.
信用證是一種銀行信用的保證文件，但銀行的信用保證是以受益人提交的單據(jù)符合信用證條款為條件的，所以，開證銀行的資信、信用證的各項內(nèi)容，都關(guān)系著收匯的安全。為了確保收匯安全，收到國外客戶通過銀行開立的信用證后，應(yīng)立即對其進行認真的核對和審查。信用證是依據(jù)合同開立的，信用證的內(nèi)容與合同條款應(yīng)該一致。但是在實際操作中，往往會出現(xiàn)開立的信用證條款與合同規(guī)定不符，為確保收匯和合同的順利執(zhí)行，銀行及出口企業(yè)收到國外客戶通過銀行開立的信用證后，應(yīng)立即對其進行認真的核對和審查。銀行著重審核開證行的資信能力、付款責任、索匯路線等方面的內(nèi)容。出口商則著重審核信用證內(nèi)容與買賣合同是否一致。出口方在收到信用證后，應(yīng)認真審核信用證的中的有關(guān)條款，如裝運期、裝運港、目的港、結(jié)匯日期等等，尤其應(yīng)注意某些特殊條款，如是否可分批裝運，是否可以轉(zhuǎn)船等等，要根據(jù)貨物出運前的實際情況決定對信用證中的有關(guān)運輸條款是否接受、修改或拒絕。
3、修改信用證，是對已經(jīng)開立的信用證中的某些條款進行修改的行為。信用證的修改可以是開證申請人提出，也可以由受益人提出。
在實際業(yè)務(wù)中，出口企業(yè)在對信用證進行了全面細致的審核以后，當發(fā)現(xiàn)問題時，通常還應(yīng)區(qū)別問題的性質(zhì)進行處理，有的還須同銀行、運輸、保險、檢驗等有關(guān)部門取得聯(lián)系共同研究后，方能作出適當妥善的決策。一般說來，凡是屬于不符合我國對外貿(mào)易方針政策，影響合同履行和收匯安全的問題，必須要求國外客戶通過開證行修改，并堅持在收到銀行修改信用證通知書認可后才可裝運貨物；對于可改可不改的，或經(jīng)過適當努力可以做到的，則可酌情處理，或不作修改，按信用證規(guī)定辦理。
在一份信用證中有多處條款需要修改的情形是常見的。對此，應(yīng)做到一次向開證人提出，否則，不僅增加雙方的手續(xù)和費用，而且對外影響也不好。其次，對于收到的任何信用證修改通知書，都要認真進行審核，如發(fā)現(xiàn)修改內(nèi)容有誤或我方不能同意的，我方有權(quán)拒絕接受，但應(yīng)及時作出拒絕修改的通知送交通知行，以免影響合同的順利履行。
為防止作偽，便于受益人全面履行信用證條款所規(guī)定的義務(wù)，信用證的修改通知書應(yīng)通過原證的通知行轉(zhuǎn)遞或通知。如由開證人或開證行徑自寄來的，應(yīng)提請原證通知行證實。
對于可接受或已表示接受的信用證修改書，應(yīng)立即將其與原證附在一起，并注明修改次數(shù)，這樣可防止使用時與原證脫節(jié)，造成信用證條款不全，影響及時和安全收匯。
七.下達生產(chǎn)通知/備貨：
備貨，是出口公司根據(jù)合同或信用證規(guī)定，向廠家或倉儲部門下達訂單，要求其按訂單對貨物進行清點、核對、加工整理等。業(yè)務(wù)部在確定交貨期后，滿足上述情況可下達生產(chǎn)通知,通知工廠按時生產(chǎn)：
備貨的主要核對內(nèi)容如下：
1、貨物品質(zhì)、規(guī)格，應(yīng)按合同的要求核實。
2、貨物數(shù)量：保證滿足合同或信用證對數(shù)量的要求。
3、備貨時間：應(yīng)根據(jù)信用證規(guī)定，結(jié)合船期安排，以利于船貨銜。
八.包裝/刷口麥
根據(jù)貨物的不同，來選擇包裝形式（如：紙箱、木箱、編織袋等）。不同的包裝形式其包裝要求也有所不同。
1、一般出口包裝標準：根據(jù)貿(mào)易出口通用的標準進行包裝。
2、特殊出口包裝標準：根據(jù)客戶的特殊要求進行出口貨物包裝。
3、貨物的包裝和口麥頭（運輸標志）：應(yīng)進行認真檢查核實，使之符合信用證的規(guī)定。
九.驗貨
1.在交貨期前一周，要通知公司驗貨員驗貨。
2.如果客戶要自己或指定驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，約客戶查貨并將查貨日期告知計劃部。
3.如果客戶指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。
十.制備基本文件：
按照PO以及工廠提供的裝箱資料，制作出口合同，出口商業(yè)發(fā)票，裝箱單等文件（應(yīng)由業(yè)務(wù)跟單員制作，交給單證員）。
十一.商檢/報驗：
辦好申請報驗和領(lǐng)證工作.凡列入商檢機構(gòu)規(guī)定的“種類表”中的商品以及根據(jù)信用證貿(mào)易合同規(guī)定由中國進出口商品檢驗局檢驗出證的商品，均需在出口報關(guān)前填寫“出口檢驗申請書”申請商檢.在貨物備齊以后，就應(yīng)向商檢局申請檢驗，只有取得商檢局發(fā)給的合格檢驗證書，海關(guān)才準放行，凡檢驗不合格的貨物，一律不準出口。
應(yīng)注意在給工廠下訂單時要說明商檢要求.提供出口合同，發(fā)票等商檢所需資料。而且要通知工廠將來產(chǎn)品的出口口岸，便于工廠辦理商檢。應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。
十二.租船訂倉和配載
1.如果跟客戶簽訂的合同是FOB CHINA條款，通?？蛻魰付ㄟ\輸代理公司或船公司。應(yīng)盡早與貨代聯(lián)系，告知發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。應(yīng)在交貨期兩周之前向貨運公司發(fā)出書面定倉通知（SHIPPING ORDER），通常在開船一周前可拿到定倉紙。
2.如果是由賣方支付運費，應(yīng)盡早向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等。經(jīng)比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽好，船期合適的船公司，并告訴業(yè)務(wù)員通告給客戶。開船前兩周書面定倉，程序同上。
3.如果貨物不夠一個柜，需走散貨時，向貨代公司定散貨倉位。拿到入倉紙時，還要了解截關(guān)時間，入倉報關(guān)要求等內(nèi)容。
4.向運輸公司定倉時，一定要傳真書面定倉紙，注明所定船期，柜型及數(shù)量，目的港等內(nèi)容，以避免差錯。
5.查看船期表，填寫出口貨物托運單。即可向貨運代理辦理委托訂艙手續(xù)。
6.貨運代理根據(jù)貨主的具體要求按航線分類整理后，及時向船公司或其代理訂艙。當船公司或其代理簽出裝貨單，定艙工作即告完成，就意味著托運人和承運人之間的運輸合同已經(jīng)締結(jié).
十三.投保
貨物訂妥艙位后，屬賣方保險的，即可辦理貨物運輸險的投保手續(xù)。在履行CIF出口合同時，賣方在裝船之前，應(yīng)按照買賣合同或信用證的規(guī)定及時辦理投保手續(xù)。出口商品的投保一般都是逐筆辦理的，在投保時，應(yīng)將貨物名稱、保額、運輸路線、投保險別等一一列明。保險公司接受投保后，即簽發(fā)保險單或保險憑證。
通常雙方在簽定《購貨合同》中已事先約定運輸保險的相關(guān)事項。常見的保險有海洋貨物運輸保險、陸空郵貨運輸保險等。其中，海洋運輸貨物保險條款所承保的險別，分為基本險別和附加險別兩類：
?。?）基本險別有平安險（Free from Paricular Average-F.P.A）、水漬險(With Average or With Particular Average-W.A or W.P.A)和一切險（All Risk-A.R.）三種。
（2）附加險別。附加險別有一般附加險和特別附加險兩種類型。
十四.安排拖柜：
1.貨物做好并驗貨通過后，委托拖車公司提柜，裝柜。拖車公司應(yīng)選擇安全可靠，價格合理的公司簽定協(xié)議長期合作，以確保安全及準時。
要給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等
2.傳真一份裝車資料給工廠，列明上柜時間、柜型、訂倉號、訂單號、車牌號以及司機聯(lián)系電話。
3.要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。
十五.集中港區(qū)
洽妥船舶或艙位后，貨方應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)將符合裝船條件的出口貨物發(fā)送到港區(qū)內(nèi)的指定的倉庫或貨場，以便順利裝船作業(yè)。
當船舶到港,裝貨計劃確定后，按照港區(qū)進貨通知并在規(guī)定的期限內(nèi)，由托運人辦妥集運手續(xù)，將出口貨物及時運至港區(qū)集中，等待裝船，做到批次清，件數(shù)清，標志清。要特別注意與港區(qū)，船公司以及有關(guān)的運輸公司或鐵路保持密切聯(lián)系.
向港區(qū)集中時，應(yīng)按照卸貨港的先后和貨物積載順序發(fā)貨，以便按先后次序裝船。對出口大宗貨物，可聯(lián)系港區(qū)提前發(fā)貨。有船邊現(xiàn)裝條件的貨物，也可按照裝船時間將貨物直送港區(qū)船邊現(xiàn)裝，以節(jié)省進倉出倉手續(xù)和費用。對危險品、重大件、冷凍貨或鮮活商品、散油等需特殊運輸工具、起重設(shè)備和艙位的，應(yīng)事先聯(lián)系安排好調(diào)運、接卸、裝船作業(yè)。發(fā)貨前要按票核對貨物品名、數(shù)量、標記、配載船名、裝貨單號等項，做到單、貨相符和船、貨相符。要注意發(fā)貨質(zhì)量，發(fā)現(xiàn)有包裝破損或殘損時，應(yīng)由發(fā)貨單位負責修理或調(diào)換。
十六.報檢換單
十七.報關(guān)
貨物集中港區(qū)后，發(fā)貨單位必須向海關(guān)辦理申報出口手續(xù)。由發(fā)貨單位專業(yè)持有報關(guān)證人員備妥出口貨物報關(guān)單，連同裝貨單、發(fā)票、裝箱單（或磅碼單）、商檢證、出口結(jié)匯核銷單、出口貨物合同副本及有關(guān)單證向海關(guān)申報出口，經(jīng)海關(guān)官員檢查單證和貨物，確認單貨相符和手續(xù)齊備后，即在裝貨單上加蓋放行章。經(jīng)海關(guān)查驗放行的出口貨物，方能開始裝船。有四個環(huán)節(jié)：申報、查驗、征稅、放行
一般在拖柜同時就將報關(guān)所需資料交給合作報關(guān)行，委托做商檢通關(guān)換單及出口報關(guān)。通常要給報關(guān)留出兩天時間（船截關(guān)前）。委托報關(guān)時，應(yīng)提供一份裝柜資料，內(nèi)容包括所裝貨物及數(shù)量，口岸，船公司，定倉號，柜號，船開截關(guān)時間，拖車公司，柜型及數(shù)量，本公司的聯(lián)系人和電話等。
十八.交接
發(fā)貨單位現(xiàn)場工作人員要嚴格按照港口規(guī)章，及時與港方倉庫、貨場辦妥交換手續(xù)，做好現(xiàn)場記錄，劃清船、港、貨三方面的責任。
十九.裝船
海關(guān)放行后，發(fā)貨單位憑海關(guān)加蓋放行章的裝貨單與港務(wù)部門和理貨人員聯(lián)系，查看現(xiàn)場貨物并做好裝船準備，
在裝船前，理貨員代表船方，收集經(jīng)海關(guān)放行貨物的裝貨單和收貨單，經(jīng)過整理后，按照積載圖和艙單，負責點清貨物，逐票分批接貨裝船。
港口裝卸作業(yè)區(qū)負責裝貨，并按照安全積載的要求，做好貨物在艙內(nèi)的堆碼、隔墊和加固等工作。
裝船過程中，托運人委托的貨運代理應(yīng)有人在現(xiàn)場監(jiān)裝，隨時掌握裝船進度并處理臨時發(fā)生的問題。裝貨完畢，理貨組長要與船方大副共同簽署收貨單，交與托運人。監(jiān)裝人員對一級危險品、重大件、貴重品、特種商品和駁船來貨的船邊接卸直裝工作，要隨時掌握情況，防止接卸和裝船脫節(jié)。
二十.發(fā)裝運通知
對合同規(guī)定需在裝船時發(fā)出裝船通知的，應(yīng)及時發(fā)出，特別是由買方自辦保險的。如因賣方延遲或沒有發(fā)出裝船通知的，致使買方不能及時或沒有投保而造成的損失的，賣方應(yīng)承擔責任。貨物裝船后，出口方應(yīng)及時地向國外方發(fā)出“裝運通知”及相關(guān)證明，以便對方準備付款、贖單、辦理進口報關(guān)和接貨手續(xù)。
裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi), 通知客戶發(fā)貨的細節(jié),裝船通知的內(nèi)容一般有：訂單號或合同號、信用證號、數(shù)量、總值、嘜頭、包裝件數(shù)、目的港代理人、船名、航次、預(yù)計開航日和預(yù)定到達日等。
二十一.支付運費
船公司為正確核收運費，在出口貨物集中港區(qū)倉庫或庫場后申請商檢機構(gòu)對其衡量。凡需預(yù)付運費的出口貨物，船公司或其代理人必須在收取運費后發(fā)給托運人運費預(yù)付的提單。如屬到付運費貨物，則在提單上注明運費到付，由船公司卸港代理在收貨人提貨前向收貨人收取。
二十二.收單
即獲得運輸文件：
1.最遲在開船后兩天內(nèi)，要將提單補料內(nèi)容傳真給船運公司或貨運代理。補料要按L/C或客戶的要求來做，并給出正確的貨物數(shù)量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司隨同提單出的船證明等。
2.督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船公司書面確認提單內(nèi)容。如果提單需客戶確認的，要先傳真提單樣板給客戶，得到確認后再要求船公司出正本。
3.及時支付運雜費，付款后通知船公司及時取得提單等運輸文件。支付運費應(yīng)做登記。
裝船完畢，由船長或大副根據(jù)裝貨的實際情況簽發(fā)大副收據(jù)，將大副簽發(fā)的收貨單交原發(fā)貨單位，出口企業(yè)可以憑此單據(jù)向船公司或其代理人換取海運提單。
1.提單是出口商辦理完出口通關(guān)手續(xù)、海關(guān)放行后，由外運公司簽出、供進口商提貨、結(jié)匯所用單據(jù)。
2.所簽提單根據(jù)信用證所提要求份數(shù)簽發(fā)，一般是三份。出口商留二份，辦理退稅等業(yè)務(wù)，一份寄給進口商用來辦理提貨等手續(xù)。
3.進行海運貨物時，進口商必須持正本提單、箱單、發(fā)票來提取貨物。（須由出口商將正本提單、箱單、發(fā)票寄給進口商。）
二十三.制單結(jié)匯
交單指出口人（信用證的受益人）在信用證到期前和交單期限內(nèi)向指定銀行提交符合信用證條款規(guī)定的單據(jù)。這些單據(jù)經(jīng)銀行確認無誤后，根據(jù)信用證規(guī)定的付匯條件，由銀行辦理出口結(jié)匯。
貨物裝運后，進出口公司即應(yīng)按照信用證的規(guī)定繕制和備妥各種單據(jù)，包括匯票、出口發(fā)票、運輸單據(jù)和保險單以及其它合同或信用證規(guī)定的所需結(jié)匯單證單據(jù)。在信用證規(guī)定的交單有效期內(nèi)，將各種單據(jù)和必要的憑證送交指定的銀行辦理要求付款、承兌或議付手續(xù)，并在收到貨款后向銀行進行結(jié)匯。我國出口結(jié)匯的辦法有3種：收妥結(jié)匯、押匯和定期結(jié)匯。
?。?）采用L/C收匯的，應(yīng)在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯誤，才交銀行議付。
?。?）采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認收到余款后再將提單正本及其他文件寄給客人。
?。?）如果T/T收匯的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客戶。
*由于電子化的高速發(fā)展,電匯(TELEGRAPHIC TRANSFER(T/T))、票匯(DEMAND DRAFT(D/D))、信匯(MAIL TRANDFER(M/T))等方式，現(xiàn)在匯款主要使用電匯方式
*在我國出口業(yè)務(wù)中，使用議付信用證比較多。對于這種信用證的出口結(jié)匯辦法，主要有三種：“收妥結(jié)匯”、“定期結(jié)匯”和“買單結(jié)匯”。
“收妥結(jié)匯”，又稱“先收后結(jié)”，是指議付行收到受益人提交的單據(jù)，經(jīng)審核確認與信用證條款的規(guī)定相符后，將單據(jù)寄給國外付款行索匯，等付款行將外匯劃給議付行后，議付行再按當日外匯牌價結(jié)算成人民幣交付給受益人。
“定期結(jié)匯”是指議付行在收到受益人提交的單據(jù)經(jīng)審核無誤后，將單據(jù)寄給國外銀行索償，并自交單日起事先規(guī)定期限內(nèi)將貨款外匯結(jié)算成人民幣貸記受益人帳戶或交付給受益人。
“買單結(jié)匯”，又稱出口押匯或議付，是指議付行在審核單據(jù)后確認受益人所交單據(jù)符合信用證條款規(guī)定的情況下，按信用證的條款買入受益人的匯票和/或單據(jù)，按照票面金額扣除從議付日到估計收到票款之日的利息，將凈數(shù)按議付日人民幣市場匯價折算成人民幣，付給信用證的受益人。
二十四.業(yè)務(wù)登記：
每單出口業(yè)務(wù)在完成后要及時做登記，包括 電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。
二十五．文件存檔：
所有的文件包括PO、L/C和議付文件必須留存一整套以備
